امیر سیفی زاده وب سایت شخصی
مطالب مرتبط
اخیرا” در اجرای فرآیندهای کاری و شغلی با موضوع عدم توفیض اختیار در حد لازم مواجه شدم.
این موضوع را توسط یکی از مدیران موثر در بخش خصوصی مشاهده کردم که لازم دیدم در این خصوص توضیحاتی بیان کنم.
توضیح زیر تعریف کلی از تفویض اختیار است که توسط جناب آقای مهدی فتاحی در فضای مجازی منتشر شده است. توجه شما را به آن جلب میکنم:
به عنوان یک مدیر و مشاور، اگر از من بپرسید مهم ترین مهارت مدیریتی کدام است احتمالا خواهم گفت تفویض اختیار اثربخش. چراکه تفویض اختیار هم مثل مهارت هایی از قبیل تصمیم گیری و ارتباطات به نوعی مفهوم مدیریت را در دل خود جای داده است .
شما چه یک مدیر در بخش خصوصی باشید که برای خودتان کار می کنید و چه یک مدیر سازمانی فعال در پیکره سازمانهای دولتی باشید نیازدارید که تفویض اختیار را آموخته و به آن توجه کنید.
هر چقدر هم که فرد توانمندی باشید اگر بخواهید همه کارها را خودتان انجام دهید با توجه به محدودیت زمان و انرژی که دارید موفقیت شما از حد مشخصی بالاتر نخواهد رفت. به علاوه انتظارات مشتریان و محیط معمولا در حال افزایش است و این امر سبب می شود که شما زیر بار حجم کار زیاد، استرس زیاد و نارضایتی له شوید.
اگر بتوانید این محدودیت را از پیش رو بردارید فرصت بزرگی برای پیشرفت در اختیار خواهید داشت. درک و استفاده از فرصت تفویض اختیار به عنوان راه حل این مشکل، به طرز عجیبی باعث موفقیت شما مدیر پر مشغله می شود.
آنچه که شخصا” با آن مواجه شدم:
یک مدیر بخش خصوصی که فرد بسیار متعهدی هم هست مسئولیت های سازمانی زیادی را عهده دار است. تعهد سازمانی ایشان بقدری بالاست که تصور میکند برای بالا بودن کیفیت کاری باید حتما” خودش نظارت کامل بر جزء ترین موارد را داشته باشد.
تا زمانی که حجم مسئولیت ایشان خیلی زیاد نشده بود با این روش پیشرفت داشت و خیلی با مشکل مواجه نبود. در این مدت نیز در زمینه جمع آوری اطلاعات تخصصی گام های موثری برداشت و با گذشت چند سال به یک فرد متخصص تبدیل شد.
وجود تفکر توسعه محور در همه سازمانها و انسانها به وفور یافت میشود و در صورت فراهم بودن زمینه پیشرفت و توسعه، در زمان مناسب جوانه های آن رشد خواهند کرد. اینجاست که تفویض اختیار معنای بیشتری خواهد گرفت و نیازش بیش از گذشته احساس میشود.
جناب آقای مدیرکه در خصوص ایشان صحبت میکنیم در زمان توسعه سازمانی خوش درخشید و در راستای شکل گیری های سازمانی نیز مفید واقع شد. نوع مشغله های جدید ایجاد شده باعث حضور او در جلسات مختلف درون و برون سازمان شد که در نتیجه بخش زیادی از متقاضیان و ارباب رجوع ها امکان ملاقات یا تماس تلفنی با این مدیر را پیدا نمیکردند. این موضوع باعث نارضایتی متقاضیان بود.
جناب آقای مدیر بخشی از مسئولیت را به همکاران خودش تفویض نمود، ولی با توجه به نوع عملکرد و خروجی حاصل میتوان مشاهده کرد که هنوز مسولیتهای مستقیم جناب مدیر زیاد بوده و صرفا” قسمتی از فشار کاری از دوش ایشان برداشته شده است .
مشکل دیگری که در ادامه فرآیندکار ایشان مشاهده شد این بود که به دلیل عدم حضور یا حضور پرمشغله، بسیاری از نیازهای درون سازمانی که توسط مدیران هم سطح مطرح میشد به صورت ناخواسته مورد اجابت قرار نمیگرفت. اگر موضوع در دستور پیگیری ویژه از سوی مطرح کننده قرار میگرفت امکان تحقق بخشی از آن میسر میشد و در غیر اینصورت تا مدتها هیچ اقدامی در دستور کار نبود. همچنان نارضایتی در حال بالا رفتن است.
در این حالت مشاهده میکنیم: حجم تقاضا زیاد شده، خروجی به نیازها کاهش پیداکرده، برخی موارد که ممکن است یه صورت فوری و ناگهانی واقع شود که از اهمیت خاص نیز برخوردار هستند، باعث میشوند اقدامات موجود که در دستور قرار دارند کنار گذاشته شده و همه اینها نارضایتی را افزایش خواهند داد. همه برای پیگیری موارد مطروحه خودشان تلاش میکردند وقت وبی وقت با جناب مدیر تماس حاصل نمایند. اینجا بود که نارضایتی خانواده نیز به دامنه ناراضایان اضافه شد.
با گذشت چند ماه دامنه نارضایتی از این جناب مدیر و فشارهای وارده به او باعث شد تا تصمیم بگیرد از سمت ش کناره گیری نماید.
ادامه بحث در روزهای آتی تقدیم خواهد شد.
با احترام
امیر سیفی زاده